Styrelseprotokoll: mall och vad som måste stå med

Det här gäller

• Protokoll ska föras vid styrelsens sammanträden.
• Protokollet undertecknas av den som fört det och justeras av ordföranden. Styrelsen kan också utse en ledamot som justerar.
• En ledamot eller verkställande direktör som inte håller med om ett beslut har rätt att få sin avvikande mening antecknad.
• Protokollen ska numreras i löpande följd och förvaras på ett betryggande sätt.

Guiden är en översikt, inte juridisk rådgivning. Bolagsordningen och styrelsens arbetsordning kan ha fler krav, och vid tveksamhet bör ni stämma av med er revisor eller en jurist.

Mall att utgå från

• Rubrik

  Vad som antecknas: Bolagets namn och organisationsnummer, protokollets nummer, datum, tid och plats

• Närvarande

  Vad som antecknas: Ledamöter, suppleanter och andra som deltar, till exempel verkställande direktör eller revisor

• Mötets öppnande

  Vad som antecknas: Vem som öppnar mötet och är ordförande

• Protokollförare och justerare

  Vad som antecknas: Vem som för protokollet och vem som justerar

• Beslutförhet

  Vad som antecknas: Att styrelsen är behörigt kallad och beslutför

• Dagordning

  Vad som antecknas: Att dagordningen godkänns

• Föregående protokoll

  Vad som antecknas: Att det förra protokollet har justerats och läggs till handlingarna

• Ärenden

  Vad som antecknas: En paragraf per ärende, med underlag och beslut

• Avslutning

  Vad som antecknas: Att mötet avslutas

• Underskrifter

  Vad som antecknas: Protokollförare och justerare

Skriv besluten så att de går att förstå utan att ha varit med: "Styrelsen beslutade att godkänna offerten från leverantören, daterad 15 september 2026" är bättre än "offerten godkändes".

Justering och förvaring

Justera protokollet snart efter mötet, medan alla minns vad som sades. Många bolag skriver under digitalt. Spara protokollen i nummerordning på ett ställe där de inte kan försvinna eller ändras i efterhand, och där de som behöver dem hittar dem, till exempel inför en revision eller en försäljning av bolaget.

Var AI kan hjälpa till

AI kan inte ta ansvar för ett styrelseprotokoll, men den kan göra jobbet för protokollföraren lättare. Spelar ni in styrelsemötet i Sammla får ni ett transkript på svenska och en sammanfattning med beslut och uppgifter några minuter efter mötet. Det är ett bra underlag att skriva det formella protokollet utifrån, och varje punkt går att kontrollera mot transkriptet.

Protokollet skrivs, granskas och justeras fortfarande av människor. Berätta för alla närvarande att mötet spelas in innan ni börjar, se guiden om att spela in möten enligt GDPR. Skillnaden mot vanliga mötesanteckningar står i guiden om mötesanteckningar.

Vanliga frågor