Spela in möten enligt GDPR

Det viktigaste i korthet

• Berätta att mötet spelas in och varför, innan inspelningen börjar.
• Ha en rättslig grund. För interna arbetsmöten är det oftast berättigat intresse, men gör bedömningen för er verksamhet.
• Spara inte mer än ni behöver, och inte längre än ni behöver.
• Välj en leverantör som är personuppgiftsbiträde med ett biträdesavtal, och som behandlar datan inom EU.
• Låt deltagare säga nej och få veta vad som sparats om dem.

Den här guiden är en översikt, inte juridisk rådgivning. Stäm av med ert dataskyddsombud vid tveksamhet.

Lagring i EU räcker inte alltid

Många AI-verktyg lagrar data i EU men låter bearbetningen ske i USA, eller erbjuder EU-lagring bara på sina dyraste avtal. För ett dataskyddsombud är det behandlingen som räknas, inte bara var filen ligger. Fråga därför var ljudet transkriberas och var språkmodellen körs.

I Sammla lagras allt krypterat i Stockholm, och all AI-bearbetning sker inom EU: transkriberingen hos Deepgram via EU och språkbehandlingen hos Google Vertex AI i Nederländerna. Ingen reservväg går utanför EU. Undantaget är mötesboten, som enligt leverantören kan köras i USA beroende på mötets region; det står öppet på säkerhetssidan.

Informera deltagarna

Sammlas mötesbot har AI i namnet, syns i deltagarlistan och skriver i chatten att mötet spelas in och sammanfattas. I samma besked finns en länk där vilken deltagare som helst, även en extern utan konto, kan stoppa inspelningen. Det uppfyller också EU:s AI-förordnings krav på att människor ska veta när de interagerar med AI. Hur vi märker AI-innehåll står på sidan så använder vi AI.

Gallring och radering

Ljudet behövs bara tills transkriptet finns. I Sammla raderas mötesljudet efter 30 dagar, medan texten ligger kvar tills ni raderar den, eftersom det är den som gör mötet sökbart. Hela organisationens data kan exporteras, och enskilda möten kan tas bort när som helst.

Biträdesavtalet

När ni använder en AI-mötesassistent är ni personuppgiftsansvariga och leverantören är biträde. Då krävs ett biträdesavtal. Sammlas biträdesavtal gäller alla kunder från första dagen och är publicerat på sajten, liksom listan över underbiträden och en ändringslogg.

Vanliga frågor