Mötesprotokoll med AI

Det ett bra protokoll innehåller

• Beslut, formulerade så att den som inte var med förstår dem.
• Åtgärdspunkter med en ansvarig och ett datum.
• Risker och öppna frågor som behöver tas upp igen.
• En kort sammanfattning överst för den som bara har en minut.

Det är precis den strukturen Sammla skriver efter varje möte, på svenska och med länk tillbaka till transkriptet så att varje punkt går att kontrollera.

Minnesanteckning eller formellt protokoll

De flesta interna möten behöver en minnesanteckning: vad sades, vad beslutades, vem gör vad. Den skriver AI bra. Ett formellt protokoll, till exempel från ett styrelsemöte eller en bolagsstämma, har krav på form, justering och signering. Där är AI:s sammanfattning ett utmärkt underlag, men protokollet ska fortfarande granskas och justeras av människor.

Från protokoll till uppföljning

Det vanligaste felet med protokoll är att ingen läser dem igen. I Sammla blir åtgärdspunkterna uppgifter på en planeringstavla, där de kan tilldelas och bockas av. Varje fredag får alla ett veckobrev med sina egna punkter och de som närmar sig sin deadline. Nästa gång samma möte hålls börjar det där det förra slutade.

Och eftersom allt är sökbart kan du i efterhand fråga chatten "när bestämde vi att byta leverantör, och vem skulle säga upp avtalet?" och få svaret med källa.

Tips för bättre protokoll med AI

• Säg besluten högt: "Då bestämmer vi att..." gör det lätt för AI att hitta dem.
• Nämn namn och datum när någon tar på sig en uppgift.
• Läs igenom sammanfattningen efter mötet och rätta det som blev fel. Det tar en minut.

Vanliga frågor